Per 1 januari 2007 wordt de bijlagerijke acceptgiro niet meer verwerkt door de banken. Dit type acceptgiro werd door zeer veel MKB'ers toegepast: enerzijds als los formulier, anderzijds als aangehecht formulier onderaan hun facturen. De bijlagerijke acceptgiro was herkenbaar aan het getal 12 of 14 in de rechteronderhoek.

Het prettige van dit type acceptgiro was dat u en uw klant er van alles op konden schrijven, omdat u de acceptgiro als bijlage bij uw dagafschriften terugkreeg. Soms kwam hij niet terug, maar dan had de girodienst ervoor gezorgd dat alle informatie op uw dagafschrift te lezen was, zoals het debiteurennummer en factuurnummer. Daaraan kon u altijd precies zien waarop het bijgeschreven bedrag betrekking had, wat nodig is voor de verwerking van de betaling in uw administratie. Voor de banken was de verwerking van deze acceptgiro's vrij bewerkelijk: de ene keer moeten de gegevens die u op de acceptgiro hebt geprint of die uw klant erbij geschreven heeft overgetypt worden, de andere keer moet het gehele acceptgiroformulier worden gekopieerd, gearchiveerd en geretourneerd. Op de afbeelding hiernaast is een bijlagerijke acceptgiro te zien. Rechtsonder in de hoek staat het getal 12 of 14. Het blauw omlijnde gedeelte wordt vanaf 1 januari 2007 niet meer ondersteund. Daarvoor in de plaats komt het voorgedrukte volgnummer van het betalingskenmerk (rood omlijnd).

Omdat de banken van deze bewerkelijke acties af wilden, is het bijlagerijke acceptgiroformulier per 1 januari 2007 afgeschaft. Daarvoor in de plaats zijn er de bijlageloze acceptgiro's. Uw klanten mogen daar geen notities op schrijven, want handgeschreven opmerkingen worden niet meer verwerkt. Tevens krijgt u het formulier niet meer als bijlage retour en zou u die notities niet te zien krijgen. Zelf kunt u ook geen vrije teksten zoals debiteurennummer of factuurnummer op de bijlageloze acceptgiro printen. De vraag rijst dan hoe u de koppeling maakt tussen uw factuur en de betaling. Daartoe dient een speciaal volgnummer, het zogenaamde betalingskenmerk. Dit volgnummer vindt u na betaling door uw klant terug in de omschrijving op uw dagafschrift. Aan de hand hiervan controleert u welke factuur is betaald.

Twee uitvoeringen

De bijlageloze acceptgiro is er in twee uitvoeringen:

1. Acceptgiroformulier met voorgenummerd betalingskenmerk
   Het betalingskenmerk is een uniek volgnummer, bijvoorbeeld 1 tot 1000 of 0001 tot en met 9999 9999 9999 9999. U treft dit betalingskenmerk reeds voorbedrukt op de acceptgiro's aan in de witte vakjes rechts naast het bedragvak. Zodra de klant heeft betaald, leest u op het dagafschrift drie gegevens: het rekeningnummer van uw klant, het 16-cijferige betalingskenmerk, het bedrag van de betaling en eventueel ook de naw-gegevens van de klant.
   
   U moet zelf de relatie leggen tussen dit betalingskenmerk en uw factuur. Dat vergt dus een stukje extra administratie: voordat u uw factuur met acceptgiro verstuurt moet u bijvoorbeeld op de kopiefactuur - die u in uw eigen administratie achterhoudt - het betalingskenmerk noteren.
   
2. Acceptgiroformulier waarop u zelf het betalingskenmerk afdrukt
   Om hier efficiënt mee om te gaan heeft Microsoft voor Ondernemers de Acceptgirogenerator versie 3 ontwikkeld: deze hoogt het betalingskenmerk automatisch op en houdt dit vast, zodat het nummer altijd correspondeert met het acceptgiroformulier dat bovenop in de printer ligt.
   
   Althans, u doet dat niet zelf, het betalingskenmerk wordt vanuit uw facturatieprogramma op de formulieren geprint. Daardoor is er automatisch een koppeling tussen het betalingskenmerk en de factuur. U kunt in dit betalingskenmerk zelfs uw factuurnummer en het debiteurennummer verwerken. Het voordeel van deze oplossing ten opzichte van oplossing A is, dat u een mislukte afdruk gemakkelijk weg kunt gooien en opnieuw kunt afdrukken: de formulieren zijn immers niet voorgenummerd.

Zelf betalingskenmerk printen

Op de acceptgiroformulieren die u van de bankgirocentrale ontvangt is het vak van het betalingskenmerk leeg. U kunt het dus zelf invullen. Echter, hier zijn strikte voorwaarden aan verbonden. Om te beginnen moet u een nieuw contract afsluiten om de acceptgiroformulieren te mogen gebruiken. Bovendien heeft u een laserprinter nodig en moet uw softwarepakket geschikt zijn om precies op de juiste plaats het betalingskenmerk te printen. Uw laserprinter moet het zogenaamde Optical Character Recognition schrift type B ondersteunen. Anders gezegd, in uw Windows -omgeving moet u beschikken over het lettertype OCR-B. Tot slot moet u een honderdtal dummy-formulieren als test bedrukken en ter goedkeuring aanleveren bij de bankgirocentrale.

Optisch herkenbaar schrift

Voor het afdrukken vanuit uw facturatieprogramma moet het programma wellicht aangepast worden. Het kan ook zijn dat u overstapt op een nieuw, moderner facturatieprogramma, waar deze voorziening standaard in zit. Met een beetje puzzelen is het ook niet zo moeilijk om vanuit bijvoorbeeld  Excel of  Word het betalingskenmerk precies op de juiste plaats op het acceptgiroformulier te printen. De adder onder het gras zit vooral in het OCR-B lettertype of 'font'. Dit is namelijk geen beschermde naam, waardoor er van diverse fontproducenten verschillende OCR-B fonts in omloop zijn. Een groot deel van deze fonts voldoet niet aan de norm die de banken aan optisch herkenbaar schrift stellen. De onderlinge afstand tussen de tekens verschilt, of het font is te dun. Een font dat in ieder geval geschikt is, is het BmOCRb font van Bitmap. Voorbeelden hiervan vindt u bijvoorbeeld in uw Nederlands paspoort of identiteitskaart. Wilt u weten of dit font al op uw Windows-pc aanwezig is, controleer dan als volgt:

1. Kies Start >> ( Instellingen ) >> Configuratiescherm .
2. Dubbelklik op de icoon Lettertypen .
3. Zoek in de lijst naar de bestandsnaam van het TrueType-font:

         BMOCRBN5.TTF

         
1. Komt het niet in de lijst voor, dan moet u het aanschaffen en installeren. Zie daartoe de link onderaan dit artikel.
   
   
         

Het BmOCRb-font is er ook als printerfont. Het font is dan beschikbaar in het geheugen van uw printer. Laserprinters van onder meer de merken HP, IBM, Lexmark (Nashua) kunnen hiermee overweg. Voor andere printers zijn er speciale externe modules leverbaar, waar het font 'in' zit.

        
Compensatie      

De banken hebben er begrip voor dat u zich tijd, moeite en inspanning moet getroosten om de omschakeling te realiseren. Ook moet u kosten maken. Om die pijn een beetje te verzachten, worden door sommige banken voor de eerste 1000 acceptgirobetalingen in een kalenderjaar geen kosten in rekening gebracht. Na de duizendste betaalt u een bedrag van 25 cent per bijschrijving. Het is aan u wat u kiest. De acceptgiro's met voorbedrukt en voorgenummerd betalingskenmerk zijn voor het MKB een zeer geschikt alternatief voor de aloude bijlagerijke acceptgiro. Nadelen zijn de koppeling die u moet leggen tussen uw facturen en het betalingskenmerk, alsmede de gevolgen van een vastlopende printer, omdat u dan de betalingskenmerken van de vastgelopen formulieren in uw administratie moet vervangen door nieuwe nummers. Die nadelen heeft u niet bij het zelf printen van een zelf gekozen betalingskenmerk, maar daar worden weer bijzondere contracteisen en systeemeisen aan gesteld.     

Werken met acceptgiro's met voorbedrukt betalingskenmerk

Zowel Compad Bakkerij 2007 als Compad Store Automation hebben een mogelijkheid om per factuur het voorbedrukte betalingskenmerk vast te leggen, zodat u altijd de relatie tussen de factuur en het betalingskenmerk kunt achterhalen.
              
Meer informatie

         
• BmOCRb schrift om zelf het betalingskenmerk te printen
         

Referenties