Inleiding
Bij veel bakkers de feestdagen, zoals kerst, pasen, oudjaarsdag altijd weer drukke tijden. Veel bestellingen moeten dan weer op een correcte wijze worden afgeleverd en worden gefactureerd. In dit document staan een aantal tips die u kunnen helpen om deze drukke periode door te komen.

Maak regelmatig een backup
Omdat u tijdens de feestdagen erg veel bestelling te verwerken krijgt raden wij u om vaker dan normaal een backup te maken. U zou niet de eerste bakker zijn, waarbij op het laatste moment de computer het begeeft. Wij raden u aan om in dergelijke gevallen altijd een noodplan te hebben (bijvoorbeeld de beschikking over een privé computer of laptop). Compad Bakkerij hoeft niet perse geinstalleerd te zijn, daar kunnen wij u in noodgevallen zo mee helpen.

Zorg er voor dat de prijzen van de feestproducten actueel zijn
Veel ondernemers passen periodiek de prijzen van het brood- en banket aan. Producten zoals kerstbroden, oliebollen en dergelijke worden vaak niet aangepast tijdens de periodieke prijsverhoging. Pas deze prijzen aan voordat u begint met het invoeren van de orders. En stuur deze prijzen ook naar de kassa! Deze actie kunt u het beste een aantal weken voor de feestdagen doen. Dan kunt u dit rustig regelen.

Maak gebruik van bestellijst orders
Veel bakkers maken gebruik van de bestellijst orders voor het invoeren van orders van vaste klanten. Maar deze functionaliteit kan ook heel goed gebruikt worden voor het invoeren van kerstbestellingen. Bij Orders | Bestellijsten definieren legt u de bestellijst vast. U bent namelijk niet verplicht om één debiteur aan de lijst toe te kennen. Maar u kunt alwel vast een specifieke leverdatum opgeven. Bijvoorbeeld 23 december 2010.

Krijgen de klanten bij het inleveren van de bestellijst een uniek lotnummer, dan kunt u het lotnummer het beste ingeven in het veld opmerking. Compad Bakkerij beschikt over de mogelijkheid om dit lotnummer extra groot af te drukken op de leverbon.

Test de automatische planning
Sommige bakkers maken voor speciale feestdagen gebruik van bijzondere productielijsten. Ook kunnen er andere producten besteld worden. Het is daarom zaak om vlak voor de feestdagen altijd eerst het resultaat van de automatische planning te testen. Dat kunt u doen door zodra u de eerste twintig bestellingen heeft ingevoerd een automatische planning uit te voeren. Maar u kunt u ook voor een test bestelling in geven.

Begin vroegtijdig
Begin zo vroeg mogelijk met de voorbereiding. Wij raden u aan om:

3 tot 4 weken voor de feestdagen
- De prijzen controleren en zonodig aanpassen;
- Prijzen doorsturen naar de kassa;
- Bestellijsten laten drukken

1 week voor de feestdagen
- Voer de eerste bestellingen zo vroeg mogelijk in
- Na de eerste 10 tot 20 bestelling voer eens een automatisch planning uit
- Zorg voor voldoende papier
- Haal extra toners/inktpatronen voor uw printer

2 dagen voor de feestdagen
- Voer opnieuw een automatisch planning uit (controlleer vooral de nieuwe producten)

Schakel de optie 'Leveringsperiode valt altijd binnen het jaar in'
Afhankelijk van de factuurfrequentie van de klant kan het voorkomen dat de (rond de jaarwisseling) factuur zowel dagen in het oude jaar als in het nieuwe jaar bevat. Dit kunt u voorkomen door de optie 'Leveringsperiode valt altijd binnen het jaar' in te schakelen. Deze optie treft u aan bij Extra | Opties | Factuurgegevens.

Zorg er voor dat u voldoende papier en inktpatronen/toners in huis heeft.
Het klinkt heel logisch, maar ieder jaar maken wij het mee! Een bakker die ons in panier opbelt om aan te geven dat de productielijsten niet uit de printer komen, omdat de toner leeg is. Zo vlak voor de feestdagen drukken veel bakkers meer facturen af dan normaal, de productielijsten zijn langer. Kortom het papier en de inkt vliegt er door. Zorg er voor dat u altijd extra toners op voorraad heeft (zeker voor de feestdagen)

Referenties

• Leveringsperiode valt altijd binnen het jaar

De informatie in dit artikel is van toepassing op:

• Compad Bakkerij 2007 en hoger